Post-it, pennarelli, divertimento e una storia da raccontare
Tutto questo è l’Event Storming: una (buona) pratica agile alla portata di chiunque e dal successo assicurato!
All’interno del percorso di affiancamento e formazione che io e Massimo Azzolini, come GialloCobalto, offriamo ad aziende e Pubbliche Amministrazioni abbiamo previsto anche una sessione di Event Storming: una giornata di “mani in pasta” in cui il team di partecipanti ha la possibilità di esplorare un proprio processo/progetto di lavoro e scoprire cose che non avrebbe mai immaginato.
Il workshop che abbiamo organizzato presso il Comune di Reggio Emilia ci ha davvero riempiti di soddisfazione, a partire dalla grande adesione ricevuta fino ad arrivare ad un’intera parete coperta di foglietti colorati.
Perché proprio l’Event Storming
(ma soprattutto… cos’è?)
L’Event Storming è un tecnica nuovissima ideata e perfezionata da Alberto Brandolini (l’attestato di partecipazione al suo corso fa bella mostra di sè sulla parete del mio ufficio). Il suo obiettivo è di esplorare molto velocemente domini di business (business domains) complessi con pochi ma fondamentali ingredienti di partenza:
- la partecipazione delle persone giuste: il team, il product owner, il boss e, perché no, anche gli stakeholder
- una stanza con una parete sufficientemente ampia (soprattutto in lunghezza)
- una montagna di post-it e un numero sufficiente di pennarelli
- scarpe comode: sedie e tavoli sono messi al bando!
Negli ultimi due anni l’Event Storming ha riscosso grandissimi consensi all’estero, dove è stato applicato con successo all’interno di aziende e organizzazioni soprattutto a carattere IT.
Quello che ci proponiamo con GialloCobalto è di portare tutte le potenzialità di questa metodologia all’interno delle realtà italiane anche al di fuori del settore informatico e in particolare nella Pubblica Amministrazione.
Gli anni di esperienza (con RedTurtle) di collaborazione con le PA di ogni dimensione (Comune, Provincia, Regione, CCIAA, ASL,…) ci hanno chiaramente mostrato dinamiche, logiche organizzative e obiettivi che, entro certi limiti, sono riconducibili a quelli di un’azienda o di una moderna startup: quindi perché non applicare anche alla PA le pratiche agili (opportunamente adattate) già ampiamente sperimentate in questo tipo di organizzazioni?
Da qui l’idea di partire con un workshop dedicato proprio all’Event Storming
- è veloce: non servono lunghe introduzioni, si parte subito e in poche ore i partecipanti hanno un riscontro tangibile del lavoro svolto
- è potente: normalmente occorrono settimane per elaborare una documentazione che descriva il flusso di un processo
- è efficace: è l’occasione giusta per avere nella stanza tutte le persone che possono portare informazioni su parti anche limitate del progetto/processo
- è estremamente coinvolgente: chi fa le domande e chi ha le risposte creano il giusto mix di curiosità e provocazione
- è nuovo e innovativo: sono in pochi a farlo o ad averlo provato.
Il workshop
L’Event Storming per la PA si è dunque svolto presso il Comune di Reggio Emilia, dove abbiamo organizzato una mattina di formazione pratica con una quindicina di persone da tre diversi uffici: Comunicazione, URP e Sala stampa.
Il dominio esplorato (o modellato), scelto direttamente dai referenti del Comune, è stato il processo di promozione di un evento in tutte le sue fasi:
- prima: definizione di data e location, pianificazione del marketing, predisposizione del materiale informativo, ..
- durante: promozione sui social network e sui media tradizionali per richiamare e mantenere l’attenzione sull’evento, gestione di tutte le attività orgnizzative e dei partner coinvolti…
- dopo: raccolta feedback e valutazione dei risultati della comunicazione, enfasi sul successo dell’iniziativa come traino per gli eventi successivi…
L’argomento affrontato si è rivelato perfetto per far emergere tutte le potenzialità della metodologia, perché:
- descrive un processo complesso
- coinvolge persone di uffici diversi che devono interagire tra loro e che hanno spesso una visione solo parziale di tutto il sistema
- ha una distribuzione temporale ben definita
Poche e semplici regole alla portata di tutti
In realtà è molto più semplice da fare che da spiegare, per questo vi invito a provarlo direttamente sul campo! ;-)
Per semplificare mi limiterò giusto ad alcune informazioni di base.
Innanzitutto tutti i partecipanti hanno a disposizione un blocchetto di post-it giallo e un pennarello: su ogni foglietto va scritto in modo sintetico un evento (Domain Event) che è accaduto in un certo istante del processo che vogliamo modellare.
Ad esempio “ricevuta la fattura dalla tipografia”.
Il post-it va attaccato alla parete (board) che utilizziamo come linea temporale.
A questo punto la domanda è: cos’è successo prima/dopo? Sicuramente, tornando all’esempio, ci saranno un “ritirato il materiale in tipografia” e probabilmente un “la tipografia è stata pagata”.
Si continua così fino a rappresentare tutto (o quasi) il flusso di eventi dall’inizio alla fine. Le persone, aiutate dall’esperto di dominio, dovranno poi riposizionare i post-it nell’ordine temporale corretto: in questa fase emergeranno nuove discussioni tra i partecipanti e potenziali criticità da evidenziare chiaramente sulla board con post-it di colore diverso (tipicamente rosa fluo). Le criticità dovranno poi essere affrontate e trattate in dettaglio, anche in tempi successivi.
Non è ancora finita: mancano due passaggi fondamentali!
Nel primo si richiede nuovamente il coinvolgimento dei partecipanti per indicare sulla board il valore (positivo o negativo, economico o emotivo) prodotto da determinati eventi e la persona (o ente, gruppo, …) che ne può beneficiare. Usiamo post-it (più piccoli) verdi per il valore e gialli per le persone.
Nel secondo si indicano, con la stessa modalità, i comandi (azioni che provocano un evento) e chi li esegue. I comandi sono rappresentati da post-it blu, mentre gli attori sono di nuovo indicati in giallo.
Contestualmente, dove necessario, si possono aggiungere alla board i post-it rosa che rappresentano i sistemi esterni coinvolti nel processo (la tipografia ad esempio, ma anche i canali social, PayPal, l’hotel in cui organizziamo una conferenza, …).
Un linguaggio semplice e visuale
L’Event Storming è un po’ come il brainstorming: tutte le idee sono benvenute, tutti possono e devono contribuire, non servono predisposizioni o prerequisiti particolari. L’uso dei post-it e dei pennarelli come modalità di espressione e un ambiente dove tutto è permesso rende molto più semplice la partecipazione anche delle persone normalmente meno creative.
Il coinvolgimento e la voglia di dare il proprio contributo porterà le persone a dare molte più informazioni di quanto ci si potrebbe aspettare.
Obiettivo raggiunto!
Al termine della nostra mattinata di workshop tutti avevano una visione chiara dell’intero processo, indipendentemente dal proprio ruolo o ufficio di appartenenza. E’ stato interessante ascoltare frammenti di discussione del tipo “ah, ma non sapevo che questo dovessi farlo tu…”, “pensavo che quello si facesse in seguito…”, “allora la prossima volta ti mando il materiale prima…”.
Patrizia Grasselli (Ufficio Comunicazione del Comune di Reggio Emilia) commenta così l’esperienza:
“Spesso la lontananza tra le fasi di un processo di lavoro non ti permette di capire le difficoltà degli altri. La cosa interessante è stata proprio vedere in modo semplice e immediato i diversi punti di vista.”
Ecco perché anche all’interno della PA l’Event Storming si rivela estremamente efficace e può ottenere tutto il successo che merita:
- non ha costi se non il tempo di chi partecipa
- fa immediatamente emergere criticità e colli di bottiglia
- aiuta le persone a comunicare e a collaborare, le coinvolge e le rende attive e partecipi del processo senza creare tensioni e abbattendo le gerarchie
- l’atmosfera è quella giusta: le domande nascono spontanee e il gruppo trova sempre le risposte
- permette alle persone di raccontare (quasi involontariamente) una storia: dalla narrazione della board si può controllare che il flusso di eventi e comandi sia corretto e non manchino parti importanti
- serve a prioritizzare le cose da fare: si parte da quelle che generano valore economico o che aumentano il benessere e la felicità delle persone.
L’Event Storming permette di modellare qualsiasi dominio e si può sicuramente applicare anche ai tuoi processi/progetti.
Rimarresti stupito dalla quantità di spunti e informazioni che puoi ottenere dal tuo team!
